A reklámügynökségek olyan munkahelyek, ahol mindig pezseg az élet. Közös reggelizések, ki-be rohangáló futárok, párhuzamosan több tárgyalóban zajló folyamatos ügyfél- és belső megbeszélések jellemzik az életünket, ahol a kollégák sokszor barátok is. A személyes érintkezés kulcseleme a mindennapi munkának, legyen szó hosszabb stratégiai megbeszélésekről, vagy pár szavas folyosói egyeztetésekről. A mi ügynökségünk, a Klikkmánia is ilyen.
Bár online marketinggel foglalkozunk, és az általunk használt szoftverek, kommunikációs eszközök is többnyire online csatornákat alkalmaznak, a személyes találkozásokon alapuló eszmecserék legalább olyan fontosak, mint az e-mailen, chaten vagy projekt menedzsment rendszereken keresztül váltott mondatok.
Cégünk régóta nagy hangsúlyt fektet arra, hogy belső folyamatainkat a leghatékonyabb eszközök támogassák, legyen szó a sales folyamatokról, a belső projekt menedzsmentről, vagy az általunk kezelt hirdetéseket és keresőoptimazálást segítő alkalmazásokról.
Viszonylag hamar, 2020. március 12-én álltunk át teljesen a home office működésre, mert láttuk a baljós jeleket és éreztük, hogy kollégáink és családjaik csak akkor lehetnek biztonságban, ha megkíméljük őket a sokszor több órás napi utazásoktól, tömegközlekedéstől és persze az irodán belüli érintkezéstől.
Az, hogy biztonságban tudjuk őket, számunkra kulcskérdés volt, de az elmúlt közel 3 hétben azt is megtapasztalhattuk, hogy ahány kolléga, annyiféleképpen éli meg az otthoni munkát. Van, aki lubickol a helyzetben, és örül a viszonylag kötetlen munkavégzésnek, de akad olyan is, aki bizony súlyos bezártságként éli át ugyanezt.
Ebben a cikkben cégvezető társaimnak szeretnék segíteni abban, hogyan tudják támogatni alkalmazottaikat, hogy a házi karantén a lehetőségekhez mérten kellemesen teljen. Mert most bizony úgy kell kellemes és optimális munkakörnyezetet teremteni számukra, hogy azt távolról, a saját otthonaikba kell “áthelyeznünk”.
Tanácsaim kollégáim számára:
Alakítson ki optimális környezetet
Nem mindenki van berendezkedve arra, hogy otthonról dolgozzon. Nem magától értetődő, hogy rendelkezünk dolgozó asztallal, kényelmes székkel, és a minket körülvevő, munkánkat támogató eszközökkel. Ha még nincs ilyenünk, alakítsuk ki! Ha tehetjük, válasszunk egy csendes de világos helyiséget, és a munkaeszközök mellett vegyük magunkat körül olyan tárgyakkal, növényekkel, amelyek számunkra pozitivitást sugároznak. Egy így kialakított helyiségbe “érkezni reggel” már jó alapot fog adni a kellemes munkavégzéshez. Íme a Zapier összeállítása a reálisan megvalósítható otthoni munkaállomásokról: https://zapier.com/learn/remote-work/remote-office-photos/
Indítsuk be a napot
Az otthoni munka egyik legnagyobb rákfenéje, hogy eltűnik a munkahely és a privát környezet közötti határ. Felkelünk, és már a dolgozószobában vagyunk, sokszor már 7 órakor a gép előtt ülve. Ne tegyük. Adjunk magunknak időt az ébredésre, a nyugodt készülődésre, a kiadós reggelire, és ha tehetjük a sportolásra. “Érkezzünk meg a munkahelyre”, ugyanúgy, mintha az irodába járnánk be. És még egy fontos dolog: apróságnak tűnhet, de öltözzünk fel rendesen! Adná magát, hogy a jó kis kényelmes melegítőnkben dolgozzunk, hiszen (deréktől lefelé) senki sem látja, de higgyék el, ez is segít a korábbi, megszokott ritmus szimulálásában.
Használjunk gyors és könnyen kezelhető eszközöket
Ideális esetben természetesen ezt a munkáltatónknak kell biztosítania, de mi magunk is törekedjünk arra, hogy olyan eszközöket (internet hozzáférés, számítógép, stb.) használjunk, ami segíti a munkavégzést, nem pedig hátráltatja. Kevés idegesítőbb dolog van, mint várni, hogy a gépünk végre megnyissa a dokumentumot, amit szeretnénk. A minap az Index-en is megjelent egy bővebb cikk az otthoni lehetőségekről.
Használjunk vállalatirányítási- ill. projekt menedzsment eszközöket
Ha szerencsénk van, akkor olyan cégnél dolgozunk, ahol használnak legalább egy projekt menedzsment rendszert. A feladatok kiadásánál, azok nyomonkövetésénél, az egyes határidők betartásánál és persze a folyamatok elemzésénél nincs hasznosabb eszköz, mint egy vállalatirányítási- vagy projekt menendzsment rendszer. Bár évek óta használunk mi ilyen rendszereket a Klikkmániánál, határozottan azt érzem, hogy most vizsgázik az egész igazán. Találtunk persze olyan pontokat, amelyeken finomítani kellett, de alapvetően az egész átállást nagyban megkönnyítette, hogy használunk ilyeneket.
Tartsunk rendszeres megbeszéléseket, a vállalat minden szintjén
Mivel kollégáink beszorultak a négy fal közé, és nem tudnak személyesen találkozni sem velünk, sem egymással, különösen fontos, hogy rendszeresen beszéljünk velük, lehetőleg kamera használatával. Tartson rendszeres megbeszélést a vezetőség, a különböző csapatok a saját vezetőjükkel, és beszélgessünk hetente legalább egyszer a teljes csapattal. Nagyban segíti ez a közösségben maradás érzését, és persze támogatja a kollégákat abban, hogy esetleges problémáikat meg tudják fogalmazni, kérdéseiket fel tudják tenni. Ha erre nincs lehetőségünk, javasoljuk a vezetőségnek! Engedjük szabadjára a fantáziánkat. Legutóbb már Zoom videokonferencia keretében búcsúztattuk el távozó kollégánkat, amin részt vett minden munkatársunk és csaptunk egy kvázi “virtuális búcsú partit” tartott.
Legyünk lazák a felelősségi körökkel, feladatokkal kapcsolatban
Egy jól működő szervezetben a kollégák tisztában vannak a beosztásukkal járó felelősségi körökkel, feladatokkal, és el is tudják helyezni magukat a szervezeti struktúrán belül. Én azt tapasztalom, hogy ez az új helyzet nagyon sok rejtett képességet, jó szándékot hoz elő, amelyek bizony nagyban segíthetik a vállalat működését. Hagyjuk kollégáinkat kibontakozni, engedjük, hogy kicsit átjárjanak számukra eddig kevésbé ismert feladatkörökbe, és adjunk nekik időt javaslataik kifejtésére. Rengeteget tanulhatunk tőlük! Hallgassunk rájuk!
Tartsunk rendszeres szünetet
Az otthoni munka egyik legnagyobb veszélye, hogy mivel privát környezetünkben vagyunk, nehezebben állunk fel a gép elől, mert a megszokott környezetünk hirtelen a munkaterünkké is vált. Ennek egyenes következménye, hogy sokkal több időt töltünk a gép előtt, sokkal kevesebb pihentető percben van részünk. A megoldás egyszerű: minden óra 50 perckor álljunk fel és tartsunk egy 10 perces szünetet. Dél körül legalább fél órát, ebédeljünk nyugodtan, és persze eltérő helyszínen, a konyhában, étkezőben vagy akár az erkélyen/teraszon. Még ha a lakáson belül is, de változtassunk helyszínt!
Zárjuk le a napot
Ahogy a nap megfelelő indítása is fontos, talán a lezárása méginkább az. Munkahelyünk révén pontosan tudjuk, meddig tart a munkaidőnk, és ha csak nincs valami földindulás, zárjuk is le akkor a napot. Álljuk fel a gép elől, és csináljunk valami teljesen mást. Ne a telefont nyomkodjuk, mert ott újra a munka fog előkerülni, hanem főzzünk, menjünk sétálni egyet vagy játsszunk a gyerekekkel. Biztosítsunk magunknak egy átmenetet, ami segít átállni a munkahelyi létezésből a privátba. Talán ez az egyik legfontosabb tanácsom az összes közül.
“Találkozzunk” barátokkal, családdal, ne csak a kollégákkal
A home office könnyen együtt járhat azzal, hogy naphosszat monitor előtt ülve kommunikálunk kollégáinkkal, üzletfeleinkkel. Ez nagyon fárasztó, és gyakran azt eredményezi, hogy a nap végére legszívesebben nem szólnánk senkihez. Mivel most nem tehetjük meg, hogy leugrunk a haverokkal egy jó sörre kedvenc kocsmánkba, ezért marad a virtuális kapcsolattartás. Nehéz egy fárasztó nap végén, de hívjuk családunkat, szeretteinket, barátainkat, tartsunk közös beszélgetéseket, koccintsunk a kijelző elől. Az emberi kapcsolatok tartanak minket egyben, ne hanyagoljuk el őket ezekben az időkben sem.
Ha tehetem, én a fentieket tanácsolom kollégáimnak. Nem állítom, hogy a mi cégünk életében minden tökéletesen a fentiek szerint megy és nincsenek még apróbb nehézségek, de őszintén hiszek abban, hogy sokat segíthetünk munkatársainknak, hogy az otthon töltött hetek, és hónapok a kialakult helyzethez képest kellemesen, optimálisan teljenek számukra. És ha nekik jobb, cégünknek is jobb.
